La Chambre Syndicale de la Sophrologie a initié des travaux avec AFNOR Normalisation qui a permis l’élaboration de la norme AFNOR NF S 99-805 (version 08/2021) « Qualité de service du sophrologue ».

La Chambre Syndicale de la Sophrologie a constitué une instance consultative afin de représenter les parties prenantes en lien avec le référentiel de certification :

• des sophrologues sous la marque « Certisophro »
• des organismes de formation sous la marque « Qualisophro ».

Ce Comité répond aux exigences décrites par le Code de la Consommation, des normes internationales en la matière ainsi que celles définies par le COFRAC (Comité français d’accréditation).

Le Comité des certifications exerce, par délégation du Conseil d’administration de la Chambre syndicale de la sophrologie (ci-après « le Conseil d’administration »), la mission consultative sur la mise en œuvre des certifications « Certisophro » et « Qualisophro ».

Le Comité a pour mission de  :

• participer aux projets de rédaction et révisions des référentiels de certification,
• contribuer au développement de la marque « Certisophro » et « Qualisophro »,
• proposer des améliorations quant aux procédures et à la documentation desdites certifications,
• donner son avis, le cas échéant, sur :
  • le traitement des plaintes,
  • les décisions de Certification lorsqu’elles présentent des appels,
• donner son avis sur l’impartialité * de la Chambre Syndicale de la Sophrologie (gestion des dispositions, pratiques et gestion des conflits d’intérêt) au regard de ses activités de certification.

* si la Chambre Syndicale de la Sophrologie ne suit pas l’avis de la Commission des Certifications, cette dernière a le droit d’engager une action indépendante (ex. informer l’organisme d’accréditation, informer les différentes parties prenantes … ) en respectant les exigences de confidentialité.

Outre les missions figurant ci-dessus, le Comité peut se voir confier par le Conseil d’administration des travaux, études ou consultations que celui-ci juge utiles à la préparation de ses délibérations.

Le Comité coordonne ses travaux et son programme avec ceux des autres commissions et/ou instances.

Le Comité est composé de toutes les parties concernées au développement et au fonctionnement des certifications (prestataires, prescripteurs, utilisateurs, consommateurs, pouvoirs publics, organisation professionnelle, …).

Les membres sont choisis au regard de leurs compétences et de leur expertise en relation avec les certifications.

Le Comité n’est pas limité en nombre de membre et peut accueillir des membres représentant des parties similaires ou concurrentes. Elles peuvent par ailleurs être membres de la Chambre Syndicale à la Sophrologie sans que cela soit une obligation.

En outre, le Comité peut s’adjoindre le concours de toute personne compétente, notamment des collaborateurs de la Chambre Syndicale à la Sophrologie, dont la participation est jugée nécessaire à l’exercice de ses missions après approbation du Président de la Commission.

Le Président du Comité est nommé par le Conseil d’administration pour une durée définie dans le procès-verbal de sa nomination.

Il organise les débats et veille à la bonne organisation des travaux de la Commission ou des groupes de travail.

Le Président du Comité peut nommer un ou plusieurs Vice-président ou Secrétaire du Comité parmi les membres du Comité. Il définit leurs missions et la durée de leurs mandats.

Il nomme également les groupes de travail ainsi que leurs représentants lorsque cela s’avère nécessaire.

Les membres sont admis sur décision du Président du Comité pour une durée d’un an reconductible tacitement.

La participation au Comité est bénévole et ne peut faire l’objet d’aucune rémunération.

Une participation aux frais de déplacement peut être envisagée après accord du Président du Comité.

En cas de manquement au présent règlement, les membres peuvent être révoqués par décision du Président du Comité.

La révocation d’un membre doit être motivée et signifiée par tous moyens écrits.

En cas de contestation d’une révocation, un recours peut-être adressé au Conseil d’administration qui statut après avoir entendu les parties concernées. Le Conseil d’administration notifie sa décision sous trois mois après la date du recours sans avoir à la motiver.

Sur convocation de son Président, le Comité se réunit autant de fois que nécessaire et au moins une fois par an, en présentiel ou distanciel par visioconférence.

Pour préparer les réunions, le Président du Comité peut décider de constituer des groupes de travail sur les thèmes qu’il aura choisi.

Sauf cas exceptionnel, les convocations sont adressées aux membres du Comité, au plus tard quinze jours avant la réunion, par tout moyen écrit, avec l’ordre du jour de la réunion. La présence de toute autre personne, hormis les membres du Conseil d’administration, est subordonnée à l’accord préalable du Président du Comité.

Le Président du Comité arrête l’ordre du jour de chaque réunion cependant tout membre de la Commission peut demander l’inscription d’un point à l’ordre du jour.

Le Président du Comité préside chaque réunion, il assure la bonne tenue des débats, en cherchant le consensus, et veille à l’application du présent règlement intérieur.

En cas d’absence du Président du Comité, il est remplacé par un Vice-président par ordre d’ancienneté au sein du Comité. Le Comité ne peut se réunir qu’en présence du Président du Comité ou d’au moins un d’un Vice-président.

A chaque réunion, un adjoint de réunion est désigné par le Président du Comité.

Le Président du Comité et l’adjoint de réunion attestent de la présence de chacun des membres aux réunions qu’elles soient présentielles ou distancielles. La feuille de présence est envoyée à chacun des membres en fin de réunion. Elle peut être contestée pendant 8 jours et corrigée en cas d’erreur. Au-delà de ce délai, les présences attestées sont réputées véritables.

Quel que soit le format de la réunion, un procès-verbal est rédigé à son issue et adressé à tous les membres.

Les membres du Comité et toute personne lui apportant son concours sont tenus de se conformer aux dispositions du présent règlement. S’ils présentent des liens d’intérêts personnels avec l’ordre du jour, ils doivent s’abstenir de toute participation la concernant et ne peuvent être présents lors des débats.

Impartialité :

Au début de chaque réunion, le Président du Comité invite les membres à faire connaître les risques qui pèsent sur l’impartialité (intérêt personnel, auto jugement, défense d’une cause, trop grande familiarité, intimidation, concurrence) avec les sujets inscrits à l’ordre du jour.

Au regard des risques ainsi déclarés, le Président du Comité décide s’il convient de limiter ou d’exclure la participation d’un ou plusieurs membres concernés à la séance.

Lorsqu’un membre s’abstient de participer pour un risque pesant sur l’impartialité, il en est fait mention au procès-verbal de la réunion.

Confidentialité :

Les membres du Comité et toute personne assistant aux réunions ou groupe de travail du Comité sont astreints à un devoir de réserve et à une stricte confidentialité sur l’ensemble des sujets abordés. Ils ne doivent pas divulguer les informations portées à leur connaissance à l’occasion des réunions et des groupes de travail pendant ou après la fin de leur mandat et ce, sans limite de durée.

Le Président du Comité est chargé de veiller à l’application de ces dispositions.

Pour la bonne marche du Comité, ses membres s’engagent à respecter les obligations suivantes pendant toute la durée de leur mandat, mais aussi une fois celui-ci terminé pour quelle que raison que ce soit :

• agir dans la limite de leurs compétences et de leurs disponibilités ;
• interagir avec les autres membres du Comité avec respect et bienveillance ;
• participer aux travaux du Comité en faisant abstraction de ses propres intérêts personnels, qu’ils soient moraux ou économiques ;
• réaliser leurs missions dans le respect du droit, avec honnêteté et loyauté ;
• respecter leurs engagements, notamment en termes de délai, quant à la réalisation de travaux pour le Comité ;
• faire preuve d’efficacité et d’assiduité dans la réalisation des travaux qui lui sont confiés par le Comité ;
• faire preuve de prudence et de discrétion lorsqu’ils interagissent dans le cadre de leur mission, avec des personnes extérieures au Comité;
• être présents aux réunions ou bien prévenir de leurs absences ;
• agir avec objectivité, impartialité et équité dans le cadre de leur mission notamment sur les dossiers des demandeurs et titulaires des certifications « Certisophro » et « Qualisophro » ;
• respecter la confidentialité des débats, avis et documents évoqués ou diffusés dans le cadre de la gestion des marques « Certisophro » et « Qualisophro » ;
• respecter la confidentialité des informations qui sont révélées dans les dossiers des demandeurs et titulaires des marques « Certisophro » et « Qualisophro » ;
• contribuer à la promotion des marques « Certisophro » et « Qualisophro » notamment en diffusant une image positive des certifications, en valorisant les services certifiés et, le cas échéant, en étant titulaire des dites marques ;
• déclarer au comité, tout conflit d’intérêt personnel passé, présent ou futur avec ses missions au sein de la Commission (lien familial, lien professionnel, actionnaire, lien économique, lien d’influence, etc.)
• ne jamais prendre en compte d’éventuelles sollicitations visant à tenter d’obtenir d’éventuelles faveurs ni même à faire preuve d’un comportement suspect ou ambigu en la matière ;
• n’accepter aucune rémunération ni cadeau ou autre avantage pour lui ou l’un de ses proches de la part de personnes ou organisations en lien avec sa mission à la Commission ;
• respecter la confidentialité de toute information signalée comme confidentielle par la Chambre syndicale de la sophrologie;
• respecter les propriétés intellectuelles de la Chambre Syndicale de la Sophrologie au travers notamment des documents « référentiel de certification Certisophro » et « référentiel de certification Qualisophro » (toute reproduction intégrale ou partielle, faite en dehors d’une autorisation expresse de la Chambre Syndicale de la Sophrologie, est illicite et pourra faire l’objet de poursuite) ;
• s’engager dans les 2 années qui suivent leur entrée au Comité, à devenir certifié Certisophro s’il est sophrologue, ou Qualisophro s’il est organisme de formation ;
• s’engager dans les 2 années qui suivent leur entrée au Comité, à promouvoir la certification Certisophro à ses adhérents s’il est une organisation professionnelle de sophrologue ou la certification Qualiosophro s’il est une organisation professionnelle d’organisme de formation.

Version du 08/11/2022